CIO室 CIOサポートチームのご紹介

 はじめにCIO室 CIOサポートチームの春田です。普段は文字通りCIO景山のサポートとともに主にKINTOテクノロジーズ全体の財務・法務管理を担当しています。
私たちのチームはKINTOテクノロジーズ全社のバックオフィス業務を担うポジションとして、社内の決裁手続きや取引先様との受発注の調整、社内外の経費精算、請求および支払手続きなど幅広いバックオフィス業務を担っております。
同じくCIO室 CIOサポートチームの北川です。私の担当はパートナーエンジニアの採用窓口で、開発エンジニアをサポートするパートナーエンジニアを日々探しています。私たちのチームは、組織開発、コミュニケーション活性化を担当するメンバーや外国籍スタッフのサポートに注力するメンバーなどもいるという、混成チームと言えます。
今回の記事は当社バックオフィス業務と本チームが実践している開発グループへのサポート内容のご紹介です。
 背景KINTOテクノロジーズが開発したシステムは、親会社であるトヨタファイナンシャルサービス株式会社のアセットとなり、トヨタファイナンシャルサービスから株式会社KINTOへ利用提供しています。
KINTO：KINTOサービスのビジネスオーナー兼システム利用ユーザー
KINTOテクノロジーズ：KINTOサービスにかかるシステム開発運用担当
トヨタファイナンシャルサービス：KINTOサービスにかかるシステム全般のオーナー
上記の通り三社がそれぞれの立場・役割で関わるため、商流および契約面などで複雑化する中、CIOサポートチームはKINTOテクノロジーズの所属としてKINTOテクノロジーズのバックオフィス業務の対応に加えて、一部のメンバーはその他二社を兼務することで、三社間の調整・手続きをよりスピーディかつ正確に処理できるように立ち回っています。

その結果、事務手続きによる開発着手の停滞・遅れを防ぎ、事務手続きの高速化ならびに現場のシステム開発の早期化につながっています。
 CIOサポートチームの取組み 1. エンジニアの「めんどくさい」を無くしたい！通常の会社では、新たなプロジェクトが立ち上がった際に、担当する開発グループで稟議・決裁を起票し、開発エンジニアが社内で事前説明のスタンプラリーや承認会議などを経て社内承認となり、やっと開発着手となるケースが多いと思います。

当社においても、決裁権限規程に沿って、承認会議を介する決裁はありますが、全決裁の約95%が1～2回の承認ステップで決裁完了します。

しかも、その決裁の作成から起票～回付～承認後の保管まで一環の作業のほとんどを、CIOサポートチームにて一括して対応する体制を整えており、開発エンジニアには開発に専念できる環境を提供しています。
ちなみに、稟議決裁を例にあげましたが契約や知財管理も同様で、例えば外部委託の新規契約の場合「新規に〇〇社と契約したい」とエンジニアサイドから連絡を受ければ代行して相手方との調整を行い、契約締結までCIOサポートで対応するなどエンジニアファーストな組織作りを目指しています。
 2. トヨタ生産方式を意識した業務設計トヨタグループであるKINTOテクノロジーズでは、生産フローの中で徹底してムダを省くトヨタ生産方式を意識し、まだまだ道半ばですが社内の業務フローを組み立るようにしています。例えば、ヒューマンエラーの発生時には問題の真因が判明するまで一旦作業をストップし、「品質は工程内に作り込む」の精神から、再発防止策を組み入れた業務フローにて再開させます。
また、トヨタ生産方式では仕事を、①正味作業＝付加価値を高めるもの、②付加価値の無い作業＝いまは付加価値は無いがやらなければならないもの、③ムダ＝作業する上で必要の無いもの、として区分する考え方があり、私たちの職場では定例会議を待ってタイムリーな情報共有や意思決定ができないようなことになっていないか、資料はレビュアーの求める情報量になっていて有益に利活用できるものになっているか、など事務系業務における仕事のムダを意識しながら日々仕事をしています。
 3. パートナーエンジニアの採用KINTOテクノロジーズでは、中途正社員採用に注力して300人規模まで急成長してきました。

正社員エンジニアをサポートする存在として、多くのパートナーエンジニアに参画頂いています。

各開発グループでしっかりコミュニケーションとって体制を構築しているベンダーさんなどについては開発グループ側にお任せしていますが、プロジェクトの状況やチームビルディングの一環で必要になるピンポイントで高度な人材、ニッチな人材は我々に依頼が来るので、多くの外部委託先を積極的にサーチして採用につなげています。

​

※担当領域について

マス人材　　←　開発マネージャーが担当

ニッチ人材　←　ココを担当してます
上記のような領域・・・プロジェクトの状況やチームビルディングの一環で必要になるピンポイントで高度な人材、ニッチな人材は我々に依頼が来て、多くの外部委託先をサーチして採用につなげています。

特徴的な点としては、こういったニッチな人材はフリーランスエンジニアも積極的に活用しており、活躍いただいています。

​

​
 4. その他の取り組みについてCIOサポートチームには多様なメンバーが在籍しており、様々な課題解決に取り組んでいます。

社内コミュニケーション活性化に取り組んでいるメンバーは、全社的な定例会議や勉強会の運営などを通して、全社の情報共有を促進し、研修を企画して各階層でのコミュニケーションを図っています。

​

社内での様々なドキュメントの翻訳を担当するメンバーもいます。KINTOテクノロジーズでは3割弱が外国籍社員であり、英語のほうが得意なメンバーも多いため、言語面で取り残されることが無いように社内の重要な会議の議事録や資料の翻訳を内製で迅速に対応しています。

​

現在、KINTOテクノロジーズは東京・日本橋と神保町の2拠点と名古屋、大阪の4拠点でオフィスを構えていますが、各拠点にはアシスタントが常駐しており、社員のあらゆる依頼・要望をキャッチできる体制を取っています。何かあればすぐにエスカレーションされて迅速な課題解決を実施しています。

​

基本スタンスとして・・・「Noと言わないチーム」でありたいと思っています。決してYesマンという訳ではなく、どうすれば依頼に応えられるか、要望を実現してエンジニアに貢献することが出来るかを第一に考えています。CIO室マネージャーがよく言っている「サーバントリーダーシップ」を実践し、経験したことのない業務でも必要であれば率先して飛び込むことでエンジニアの活動をサポートし、KINTOテクノロジーズの価値を高められるような行動を意識しています。
 今後の課題上記１～４の取組みを継続し、KINTOテクノロジーズの名サポーターとして"当たり前を当たり前にやり続ける"ことで、急拡大するKINTOテクノロジーズのシステム開発チームの高度化に寄与していきます。また、開発エンジニアに寄り添って、エンジニアが求める期待と要望に応じることが出来るサポート体制を維持・向上していくとともに、限られた人的リソースの中でムダな業務の削減を加速していきます。
 さいごにこのCIOサポートチームには前職でその道のプロフェッショナルだったメンバーが多数所属し、開発エンジニアのリクエストにプロアクティブに対応しています。まだまだ過不足のある発展途上の組織ではありますが、日々業務を通じてエンジニアファースト、エンジニアのストレスフリーを願い仕事をしています。もし、こちらの私たちの活動から同じような組織・役割をされている方で、何か少なからず共感いただければ嬉しいです。
また、このようなサポート体制を有するKINTOテクノロジーズでエンジニアをしてみたいという方、是非ご一緒にお仕事できることを楽しみにしています。