はじめての「KINTOテクノロジーズ MeetUp！」が開催されるまで

はじめに

こんにちは！KINTOテクノロジーズの開発支援部に所属する「きんちゃん」です。

突然ですが、8/3（木）に「KINTOテクノロジーズ MeetUp！～情シスによる情シスのための事例シェア4選～」というタイトルで「コーポレートIT領域に特化した、事例発表＋座談会形式の勉強会」を開催します。

今回、この勉強会を開催するまでに至るあれこれを、ご紹介します。
「自社でゼロから勉強会を立ち上げ、推進していきたい！」と考えている方のご参考になれば幸いです。

「勉強会」ってどんなイメージ？

突然ですが、「勉強会」というと皆さんどのようなイメージを持たれるでしょうか？

• 業界・領域の有識者の話を聴き、新しい知識を身に付ける
• 同じテーマに興味を持つ人たちが集まり、相互に研鑽し合う
• チームのスキルアップを目的に、半ば強制的に業務として開催・参加させられる
• （コロナ禍では下火だったが）懇親会での会話や食事を目的に参加する

このように、様々な目的やスタイルを持った勉強会があると思っています。

私自身の「勉強会観」をお伝えすると、過去に私が運営にも関わっていた「DevLOVE」という勉強会コミュニティのコンセプトに立ち戻るのですが、

• 自分たちの現場を前進させるために、現場の中と外で知識や経験を循環させる「学びの場」

という考えを持っています。
もともと「勉強会」や「コミュニティ」に一定の価値を持っていた私であったため、KINTOテクノロジーズに入社する際にも「できれば社内で交流・研鑽する場に関わっていきたい」と考えていました。

※この考えに基づく行動ついては、後日公開予定の「アジャイル連載」で具体的にお伝えする予定です。

よろしい、ならば勉強会だ

私がKINTOテクノロジーズに入社した時、既に社内には「勉強会を定期的に開催する文化」があり、多くの「学びの場」が存在していました。例として以下のようなものです。

• 定期的に開催される「任意参加の全社エンジニア向け勉強会」
• 自社の事業やビジネスについて学ぶ「事業部門主催のビジネス勉強会」
• 各プロダクトチームで個別に開催される「個別勉強会・読書会」

何よりも素晴らしいと感じたのは、「社内外の勉強会や読書会への参加」を「業務として取り組んでも良い文化」や、「学びに必要な書籍を、会社負担で購入可能な制度」でした。
KINTOテクノロジーズという会社自体が、「社員の学び」を積極的に支援している姿勢が感じ取れます。

そのような文化の中で、私も「自チーム向けの勉強会や輪読会」を小さく実施し、仲間と共に学習する日々を過ごしていました。心のどこかで「もっとこの文化を多くの人に知ってもらいたい」と思いながら…。

そんなある日、所属チームの中で「コーポレートエンジニア採用への取り組み」についての議論が起きました。色々な施策の話が議論される中、私の頭の中で「どうすれば、我々の強みや良い文化を多くの方々に知ってもらえるか？」という課題と、前述の「学びに対する自社の文化を多くの人に知ってもらいたい」という想いが繋がりました。

その結果「社外の人を交えた勉強会をやってみませんか？」という提案が出てくる事となったのです。

一人じゃ無理だ！みんな助けて！

その後、勢いで「コーポレートIT勉強会の企画書」を作成し、チームリーダー陣に正式な案として提案しました。各リーダーからは「いいね！」という反応を得られたので、前向きに検討する事となりました。

いざ「やりましょう」となったところまでは良いのですが、考えるべき事はたくさんあります。

• 何をテーマに開催するのか？誰が話すのか？
• 場所は？時期は？タイムテーブルは？

さすがにこれらを一人で進めるのは限界があるため、翌週のチームメンバーが全員集まる場で「勉強会を開催します！事務局メンバーと登壇者を募集します！」と同志を募りました。

結果として、有志や推薦を含め、全員で6名のチームが結成されたのです！

さっそくSlack上に専用のチャンネルを作成し、関係者を集めたコミュニケーションを開始します。さしあたっては確実にゴール達成への目線を合わせるための事務局キックオフの実施です。最初の企画構想時点で話に加わっていないメンバーもいるため、主に

• そもそもの主旨は何で、どのような開催概要であるか？
• 到達すべきゴール状態は何か？
• ゴール到達に向けた、「検討済み事項/未検討事項」は何か？
• 未検討事項をどのようにして解決していくのか？

といった、「目指すべきゴール」と「現状把握」を揃えるところから丁寧に実施し、その上で「次に目指すべき到達点」を定め、それぞれが準備を進めていく事としました。

俺たちだけじゃ無理！！もっとみんなを頼りたい！

次に事務局メンバーで実施したのは「未検討事項のディスカッション」です。大きく

• コンテンツ
• 開催方式と利用設備
• 開催日時・タイムスケジュール
• 集客・広報
• 効果測定
  といった点について、より解像度を上げていく議論を実施します。

その結果、「自分たちだけでも進められるもの」と「他部署の協力を得たいもの」が見えてきました。それらを踏まえ、他部署の関係者も踏まえた会議体をセッティングする流れが作られました。

※「勉強会の実施」が決まった段階で、我らが部長からヘルプが必要になりそうな他部署への声がけを進めてもらっていた事もあり、全体でのキックオフMTGも、スムーズに実施が可能となりました。

ありがたい事に、合同キックオフに参加してくださった方々はとても前向きな方が多く、我々の「やりたい」に対して「こういう事をやるのはどうか？」「こういうものは過去に前例があるので、すぐに対応が可能」といった、「ゴールにより近づくための意見」をたくさん出していただきました。

フワッとしたプロジェクト管理が必要だ！

「何をやるべきか？」の解像度が高まったところで、「具体的なアクションプラン」が並列でいくつも見えてきました。

さすがにこれらを「できる人が良い感じにやっていく」と「現在地の把握」つまり「プロジェクトの透明性」が下がる懸念があったので、一定の「見える化」と「進行管理」と「役割分担」を定める事にしました。

• 見える化
  • Jiraを利用し、「Epic＞Task」の階層をもったタスクの見える化と優先度設定
• 進行管理
  • Epicの粒度で、週単位で「ここまでやる」ゴールを設定
  • 週次で「達成度を確認」し、必要があれば軌道修正。問題無ければ次ゴールの設定
• 役割分担
  • Epic単位で担当者を決める
  • 誰かの進行が滞ったり、週のゴール達成が難しそうな場合は、他メンバーがフォロー

このような形で、イテレーティブかつインクリメンタルな事務局運営を実現しています。

【余談】事務局運営に見る「Agile Kata」の実践

余談ですが、今回のこのような仕事の進め方は「Agile Kata」に書かれた「改善のカタ」を参考にしています。「Agile Kata」には、以下のステップを繰り返す事で、日々の行動をアジャイルに実践する事が可能である、と書かれています。

1. 方向性やチャレンジを理解する
2. 現状を把握する
3. 次のターゲット状態を設定する
4. ターゲット状態に向かって実験する（これを反復的なアプローチで実行する）

Scrumのような決まったフレームワークを利用せずとも、カタを理解する事で「アジャイルな状態」はいくらでも作る事が可能です。

そして現在

まさにこの記事を書いている現在も、毎日毎日「勉強会に必要な議論やアクション」が進められ、ゴールに近づいています。

テーマ毎に個別に同期型のWeb会議が実施され、Slack上では非同期で会話が進み（1日で50件を超える返信が付くようなスレッドもあり）、ガンガン前に進んでいる感じがあります。みんなすごい！！

このような形で準備が進められ、いよいよ開催が見えてきた「KINTOテクノロジーズ MeetUp！～情シスによる情シスのための事例シェア4選～」、皆さまぜひ楽しみにお待ちください！！