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全社員ミーティングをテコ入れした話

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はじめに

みなさんこんにちは、
KINTOテクノロジーズ株式会社 開発支援部の有留です。

現在は開発支援部にて、いわゆる「組織開発」や「教育研修」の領域をメインに、
会社にとって「必要なこと」にクイック&アジャイルに対応する仕事をしております。

《今回のお話》

KTCでは、毎月1回全社員(社員・契約社員・派遣社員)が
参加する「開発・編成本部会」を開催しています。
今回は、このミーティングの紆余曲折について、お話したいと思います。

「テックブログなのに、テクニカル要素が無いじゃないか!」という声も聞こえてきそうですが、
私、今日はこの記事をOsaka Tech Labから書いているので、
記事の内容はともかく、書いている場所は「テック」です!

また、仕事柄色々な企業様とお話することがありますが、
どこの企業様も「組織風土醸成」「社員の定着」など「人」「チームづくり」
に関して悩んでいらっしゃるように感じており、
まさに「モノづくりは人づくり!」だと感じる毎日です。

同じように組織づくりで悩んでいらっしゃる方の参考になれば幸いです。

《開発・編成本部会って?》

KINTOテクノロジーズ株式会社の開発・編成本部会は私が入社する前の2021年7月、
社内LT会のような形で、3部署からそれぞれの取組を発表したのがスタートのようです。
当時の議事録によると、参加者は約160名とのこと・・・。
(現在は330名を超える社員がいますので、会社としてだいぶ大きくなりました。)

以降、毎月1回、開催しており、
副社長の景山からのプレゼンに加え、2〜3部門から各部署の取り組みをLT形式で発表し、
その中で1案件「景山賞」を決定。景山より、副賞をプレゼントしています。

《そもそも、なぜ開発編成本部会が開催されていたの?》

  • 元々部署毎に縦割りの風土が強く、情報共有の文化が薄かったこと
  • 事業立ち上げフェーズのため実務がかなり忙しく、どうしても実務優先になってしまい、風土醸成が後回しになったこと
  • 社員数が増えるにつれ、副社長の景山との距離が遠くなってしまったこと
    などなどの理由です。

コロナ禍の事業立ち上げで、オフラインの交流機会も限られており、
「せめてオンラインで月1回コミュニケーションを図る」ことが経緯のようです。

元々はマネージャー(現・開発支援部 部長K氏)が企画運営を担ってきましたが、
私が入社したことで、内容の見直しに着手することにしました。

2022年4月頃の本部会から運営を引き継ぎ、
1年半、試行錯誤を続けながら、運営してきました。

《課題設定:内容の見直しに向けて〜気をつけたポイント》

リニューアルに向けて、下記3点を課題と捉え、取り組むことにしました。

①コミュニケーション改善

当初はLT会形式かつ完全オンラインでスタートしていたこともあり、
当初は「一方的に発表を聞く場」になってしまっており、
社員間のコミュニケーションも活発ではありませんでした。

「とりあえず参加しているだけ」の社員も多数見受けられる状況で、
「何だか経営会議っぽい社員総会だな・・・」と驚いたことを覚えています。

②景山賞の改善

また、現場社員にとっては、実務が多忙な中で、5分程度のLT資料を
作成することが負担になってしまっているように感じました。

また組織の拡大につれて、景山以外のマネージャーも増えていたため、
「よりボード陣が複眼でメンバーの頑張りを表出出来る仕組みづくりが必要」と考えました。

③他部門の仕事内容理解や取り組み共有

以前より、「他の部門が何をやっているか分からない」等の声が
全社員アンケートで寄せられていたため、本部会という時間を通して、
より他部門の仕事内容/取り組み内容の理解が深まる仕立てにしたいと考えました。

《打ち手〜取り組んだこと》

①コミュニケーション改善

コメントスクリーンというツールを導入し、
画面上にリアルタイムに絵文字やコメントが流れる仕立てとし、
より双方向のコミュニケーションが生まれるようにしました。

「ライブ感があって良いね!」という声があった一方で、
「茶化してるように感じる」「発表資料が見づらい」という声もあり、
試行錯誤を続け、現在はSlackでのコミュニケーションに移行しています。

全社員が入社と同時に「本部会コミュニケーションチャンネル」に入っており、
毎月の部会では、リアルタイムにSlackでやり取りを重ねています。

毎回「お昼ごはん何食べました?」というラポールが盛り上がります!
ちなみに、弊社オフィス周辺には美味しいご飯屋さんがたくさんあり、
メンバーでランチに行った報告も多い一方、
「レッドブル」「食べてない」といった悲しい声も少数派ですがございます・・・笑

あ、明確に書き残しておきますが、ちゃんと休憩は取れる会社です!
(本当に休みは取りやすい組織風土で、このあたりは弊社の良いところだと思います)

②景山賞の改善

実施趣旨を、「マネージャーが日々のメンバーの頑張りを見逃さないこと」と改めて定義し、
マネージャーがエントリーし、エントリー理由および表彰文を書くスタイルに変えました。

また、以前は受賞案件を副社長の景山が決めていましたが、
マネージャーの事前合議で決定することにしました。

メンバーが、ノミネートや受賞のために資料を作ることがなくなり、
マネージャーが「メンバーの日々の頑張りに気を配る」きっかけなるように仕立てています。
「日々の頑張りが、自然と評価される」風土、文化に変わっていくと良いなと思っています。

③他部門の仕事内容理解や取り組み共有

毎月、各マネージャーの持ち回りで、グループ内での
注力案件や、取り組み内容を共有してもらう設計に変更しました。
必要に応じて、景山からも補足のコメントをもらうことにしています。

各部署マネージャーの取り組み共有+景山からの補足が加わることで、
社員にとっては、具体性を持って、会社の動きを知るキッカケになっているようです。

また、年末年始には「今年の漢字」「今年の目標」を発表してもらうなど、
飽きないように、動きをもたせることを意識しています。

それ以外にも、各部署のイベント情報をTwitterから抜粋して投稿したり、
テックブログの取り組みを発表したり、
「本部会に出れば、何となく会社の動きがわかる」場になるように意識しています。

→上記①〜③の取り組みに加え、毎月前月のアンケート結果を冒頭で公開するなど、
 なるべくオープンコミュニケーションの場になるように、気をつけています。

《取り組みの結果》

まだまだ道半ばではあるのですが、本部会への社員参加率は徐々に向上しており、
社員数が増えている中でも、ほぼ全社員(300名近く)に毎月参加いただいています。

カメラオン(顔出し)での参加や、Slackへのコメントも徐々に増えてきました!
また、社員からも、アンケートで嬉しいコメントをいただく開催回が増えてきました。

【社員からのアンケート(一例)】

  • 各部署で何をやっているのか。は毎回興味深いです。 また、各部署に対しての景山さんの想いを聞くのも参考になります!

  • すごく内容の濃い会となっていて、良いと思います。一般的に、こういう全体会議って、内容が薄いor後で資料だけ見れば良い、みたいなケースが多い中、最近のKTC全体会議は異色(良い意味で)かなと。

  • 普段関わりがあまりない各部の状況がわかる場なので助かります。

おわりに

いかがでしょうか?

今後は、「2024年今年の漢字」の発表や、
リアルイベント(オフラインでの本部会開催)などにも、
徐々にチャレンジしていきたいと思います。

弊社の良い風土の1つは、
『新しい取り組みやチャレンジに関して、会社も社員も、寛容なところ」だと思います。
通常の大手企業グループでは実現が難しいことも、比較的クイック&アジャイルに実施可能です。

また、失敗しても、良くも悪くも前例がないので、
(あまり怒られること無く?)ネクストアクションに活かす事ができます。
もちろん成功したら、褒められます(笑)

そして、「やりたい!」と声を上げると、力を貸してくれる社員が多い風土です。

イベントなどでお会いした際には、みなさまの会社の取り組みもぜひ教えてください!
弊社も負けないように、チャレンジしていきたいと思います!

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