ごあいさつ

皆さまこんにちは。テックブログチーム改め技術広報グループの森です。
実はこの4月より、テックブログチームは「技術広報グループ」として生まれ変わりました✨
今後ともよろしくお願いします🙇‍♀️

技術広報以外のお仕事は別記事で書いておりますので、もしご興味あればぜひご一読ください 👀

• KINTOのグローバル展開におけるGDPR等個人データ関連法対応
• GDPR対応! Cookie同意ポップアップをグローバルサイトに設置した話

導入

2024年1月31日、KINTOテクノロジーズ（KTC）では初となるの全社オフラインミーティングを開催いたしました🎉
2024年のKick Offという位置づけです。実はこのイベント、完全ボトムアップで企画・運営されました。この大規模ミーティングがどのように作られたか、本記事で裏側をご紹介します。今後のための備忘録のようなものですが、「自社で内製イベントすることになったけどどうしよう！？」という方に少しでも参考になれば何よりです。

本来ならすぐにレポートするところを、私の遅筆により約半年後の記事公開となってしまったこと、お許しください🙇‍♀️
(イベント運営の記事は鮮度が大事なのに… 😭)

企画のきっかけ

コロナ禍中に弊社従業員数は爆増し、いまや約350名の社員が所属しています。
この規模になるとやはり横の繋がりや一体感を生み出すことはなかなか難しく、以前よりオフラインイベントやチームビルディングイベントを求める声が多くありました。また、トップ層からのメッセージ発信の場も多くはないので、全体ビジョンの浸透には時間を要していました。
そういった課題を踏まえ、「アフターコロナだし、全社員が集まれる機会があれば少しはこの課題もクリアになるかも」とイベント運営によく携わる3名で企画が始まりました。これが11月初旬のお話。

まずは大枠を

11月に3人で企画を開始したのですが1月開催なので実施まで3ヵ月しか期間がなく、スケジュールはかなりタイトでした。
ラフなスケジュールを以下のように引いて進めることになりました。

まずは開催すること自体に賛同を得るため、企画の大枠を以下のように検討しました。

開催目的

• 2023年1年の総括と2024年のキックオフ
• 共通のビジョンを共有すること・他部署間交流による組織の一体感醸成

企画内容

• 毎月の全社員ミーティング（開発編成本部会）の拡大版
• 前半はオンライン参加可能（業務内）
• 懇親会はオフライン参加のみ（業務外）

コンテンツ

Category	Time	Contents	Note
リハ	15:00-16:00​	会場設営/リハーサル	音響準備や進行の調整など
	16:00​-16:30​	入場開始〜受付​	参加者の受付
本編	16:30-16:35​	開場〜オープニング
	16:35​-16:40​	2023年の振り返り​​（副社長）	2023年の振り返りと2024年の展望をシェア
	16:40-17:30​	2023年の漢字​​	2022年末にも実施しました。各グループの振り返りコーナー
	17:30​-17:40​	休憩 / プレゼン準備​​​
	17:40-18:35​	K-1グランプリ​​​​	各部2023年の代表案件をプレゼンし、表彰！
	18:35​-18:45​	休憩​​​​​
	18:45-19:00​​	K-1グランプリ　結果発表​​​​​​	表彰と受賞者からのコメント
	19:00​-19:05​	総括​と2024年に向けて（社長）	2023年総括と2024年への期待をシェア
懇親会	19:05-19:20​	写真撮影 / 休憩 / 転換​
	19:20​-20:50​	懇親会​​	・乾杯＋鏡開き ・ミニゲームも入れて全社交流の時間！​
	20:50-21:00​​	撤収作業​​​	21:00完全退出​

各グループを巻き込め！

大枠が決定したので、全体の人数を把握すべく社内に公示しました。
普段の社内イベントはSlackで全社に向けて一度アナウンスすることが多いのですが、今回はなにせ全社イベント。各グループの協力なくしては統率が取れません🤦‍♀️

そこで、各グループから担当者を立てていただき、各グループの取りまとめをお願いしました。
普段は何度も何度も運営からアナウンスしないとなかなか回収しきれない回答も、各グループ担当者に取りまとめていただいたことで比較的スムーズに、〆切までに回収することができました。各G担当の皆様、本当にありがとうございました！大感謝 😭❤️

私の部での告知の様子

想像以上のオフライン参加率！

今回のイベントは開発編成本部会、つまり全社員ミーティングという建付けですので、基本は全員参加必須です。
家庭の都合や出張などでどうしてもオンライン参加になる方もいらっしゃいますが、それでも300名規模の会場が必要でした。

オフィス近郊での会場探しはかなり苦戦しましたが、片っ端から検索しては電話を繰り返し、奇跡的に神保町オフィスから徒歩5分の「神田スクエアホール」を手配することができました。

とってもきれいな会場。神田スクエア様、ありがとうございます。

やむを得ずオンライン参加になった方や英語通訳チャネル（後述）のため、本部会パートはWebinar配信も行いました。配信担当の方々、本当にいつもありがとう😭❤️の気持ちです。

各担当で並行してタスクを遂行！

イベントを行う際は運営チームを分けてそれぞれでタスクを動かします。KINTOテクノロジーズのすごいところはアサインしたらそれぞれが自走してくれるところ…！！前のめりに動いてくれたり意見してくれたりするので、非常に助かります。
今回は前述の各G代表者の中から数名を複数の役割に分けてアサインしました。

役割	タスク詳細
統括	全体の取りまとめ、各担当者が困ったときの相談役
司会	イベント全体のファシリテーション、盛り上げ（一番重要！）の施策検討
受付	誘導の流れを検討、案内すべき事項の取りまとめ
通訳	多数所属するNon-Japaneseに向けた通訳用に外部通訳者様との調整担当
今年の漢字	各Gから2023年を表す漢字・2023年の成果と2024年への意気込みを取りまとめ
K-1グランプリ	各部の代表案件を取りまとめ
社長・副社長挨拶取りまとめ	社長副社長の伝えたいメッセージとイベント趣旨をすり合わせて資料を作成
懇親会	ケータリングを何にするか＋懇親会で何をするかの検討
ノベルティ	全員に配布されるノベルティや景品などの作成

司会

当日の様子はまた別の記事でお伝えできると思いますが、今回は以前からイベントの司会や盛り上げをしてくれていた3名に総合司会をお願いしました。当日のタイムラインに合わせてパートの振り分けであったり、当日の流れを想定して、いつのタイミングでどういったスライドが必要か？どう盛り上げるか？などを考えてくれました。ざっくりタイムラインはあったものの、実際に司会をするにあたって気になるポイントを洗い出したり、スクリプトを作ったり。何の依頼もしていないのに「司会お願いします」と言っただけでここまでやってくれていました。感激😭❤️

進行中の気になるポイント

司会スクリプト

受付

内部イベントとはいえこれだけ多くの人数が集まるイベントとなると、手際のよい受付が非常に重要です。受付担当としてメインで5名が手を挙げてくれました。（そして当日はたくさんの人がお手伝いしてくださいました…！！！）
受付で重要なのはなんといってもいかにスムーズに案内するか！受付でイベント参加者の第一印象が決まるため、受付に人が滞留すればするほどイベントへの不満はたまっていきます。
そこで今回工夫したのは従来の出席者リストで〇ｘをつけるのではなく、出席者の主体性に任せ、以下の流れで受付を行いました。

予め導線を作っておくことで、受付で停滞することなく非常にスムーズに会場へ誘導することができました。
一方で、会場までの誘導が行き届いていなかったのは反省点。次回の改善点としてメモです📝

通訳

KTCは多国籍なメンバーで構成されており、英語のほうが得意なメンバーが多数所属しています。今回は2023年の総括かつ2024年のキックオフということで経営層の大事な話も入るため、本部会本編は全コンテンツ通訳を入れることになりました。しかし、2時間半にも及ぶ本編を逐次通訳するのは素人では到底無理です🤦‍♀️
そこで、以前からオリエンテーションの通訳などでお世話になっている通訳会社様にお願いすることにしました。

🔻ZOOMでの通訳は通訳機能をONにしておくと言語チャネルを切り替えられるようになっています🔻

通訳者様が耳で日本語を聞き👂、そのまま英語チャネルで英語で発話🗣️することで、英語チャネルには英語音声が流れる仕組みです。
設定の方法はこちら👉 ミーティングまたはウェビナーでの言語通訳の使用

運営チーム内の通訳担当は現地にいない通訳者様とコミュニケーションを取り、音声・映像トラブルや会場の様子などを適宜コミュニケーションします。通訳があることで、経営層のメッセージを的確に伝えることができました。プロの通訳者様には頭が上がりません🙇‍♀️

2023年の漢字

2022年末も実施したこの企画。各グループからマネージャーが登壇し、1年を表す漢字と総括、そして新しい1年に向けた意気込みを共有します。
事前に22グループの回答を取りまとめて当日の資料に反映させる作業を担当者にお願いしました。

忙しいマネージャー陣にお願いすることになるので、12月中旬に案内、1月19日の〆切です。

🔻こちらは旧テックブログチーム（現技術広報グループ）のもの。

🔺こんな感じでConfluenceに各グループの内容をまとめていただき、
🔻こんな感じに資料に落とし込んでいきました。

各グループのカラーが出ていておもしろかったのと、各グループのやっていたこと・やっていくことが知れる滅多にない機会になりました！

K-1グランプリ

何といっても今回の目玉企画です。弊社では毎月「景山賞」と称して特筆すべき案件や活動を表彰しています。
👉 参考記事：全社員ミーティングをテコ入れした話

業務の振り返りと業務価値の再認識そして部署を超えた情報共有が目的ですが、これの年度賞版をK-1グランプリと称して行うことになりました。

大まかな流れは下図の通りです。

月次賞ではプレゼンは行いませんが、今回は年度賞。プレゼン力も問われます。
グループの数が多いため、まずは各グループから案件をエントリーしてもらい、その中から各部代表案件をひとつずつ選出してもらいました。

私はプラットフォーム部の選考会に賑やかしとして参加させていただいたのですが、普段違うグループで働いている メンバーを互いに称賛しあう場 になっていたのが印象的でした。

アナウンス時や予選会、当日まで通してお伝えし続けてきたのは、K-1GPは年度賞ですが、決して優劣をつけることが目的ではないということです。
この1年、皆さんが従事してきた仕事は全て素晴らしいものであることは大前提です。
K-1GPの一番の目的は自身の業務を振り返り、お互いの仕事を称賛し合うことだったので、少なくとも私の参加したプラットフォーム部の予選会では、この 「互いに称賛し合う姿」 が見られて非常にうれしかったです。

こうして予選会で選出された代表案件は、それぞれ本部会までの1週間で各3分のプレゼン資料を準備いただき当日を迎えました。
非常にタイトなスケジュールで準備をいただくことになり、代表者の皆さんには感謝感謝です🙇‍♀️
集まっていくプレゼン資料はそれぞれ個性に溢れていて、毎日格納される資料をワクワクして待っていました。笑

社長・副社長ごあいさつ

2024年のキックオフということで、小寺社長と景山副社長からのごあいさつも大きなコンテンツでした。
毎月の全体ミーティング直接お話を聞く機会はなく、特に小寺さんに関してはKINTO/KTC合同の場でしかお話いただくことがなかったため、非常に重要な場でした。
明確なトップメッセージを全員が聞くことで同じ方向を向いて仕事をすることができます。いわば軸のようなものです。
運営メンバーで事前に「KTCのエンジニアにどのようになってほしいか」「2024年KTCにどのようなことを求めるか」をすり合わせたり、
逆にメンバー目線で「こういったことをぜひ発信いただきたい」ということをお伝えしたりして全体構成をまとめていきました。

スライドはより伝わりやすいよう、我らがデザイナー軍団クリエイティブ室にお力添えいただきました。
外国籍メンバーにも誤解の無いような言葉を選んだり、ビジュアルで補完したり。

社長メッセージをビジュアル化

今回トヨタの新しいビジョン「次の道を発明しよう」 (Inventing our path forward together) がタイミング良く発表され、こちらも改めて社長よりシェアされました。

Inventing our path forward together

懇親会

さて、オフラインイベントの醍醐味といえば懇親会です。
今回は会場指定のケータリングを利用させていただきましたが、ロゴ入りハンバーガーや飾りつけもすることができ、とても豪華になりました ✨

ケータリングはホワイエに用意し、本会場には何も置かなかったので、ご飯や飲み物を取りに行きにくかったのは反省点です。

さて、今回の乾杯は「鏡開き」にて行いました。
運営メンバーみんな初めての生鏡開きだったので、事前に調べたところ「バールや大きなカッターが必要」と出てきて非常に焦りました。
が、なんとそんな必要のない非常にお手軽なオリジナル樽をKURAND様のサイト^[1]で発見し、こちらを採用。

めちゃくちゃかわいくないですか！？
このオリジナルデザインはこちらも我らがクリエイティブ室のデザインです 💯

乾杯後は基本フリーではありましたが、なんといっても260人規模です。普段会話しない人とも会話してほしいのが運営の想い。
何か話のきっかけにできるものを検討しました。
当初はチーム分けしてゲームするか？と話していましたが、大人数すぎるし、強制参加もさせたくないし...と悩んでいたところで運営が見つけたのがRallyでした。
スマホで簡単にスタンプラリーができるサービスです。QRを読み込んでスタンプラリーができるので、このQRを各部ごとに配布すれば交流ができるのでは...！？即決でした。
フリープランでもいろいろとカスタマイズでき、1週間でけっこうな完成度のものができました。

🔻Rallyの使い方はこんな感じ。

受付で配布したQRコードシールが各自のIDケースに貼られているので、それを読み取ってスタンプを集める形式です。

準備の手軽さとコミュニケーションの促進という意味では非常に良かったです。非常に良かった。
強制参加させることもなく、スムーズに違う部署の人に声をかけあってる姿がもはや感動的でした。

当日掲示したポスター

ノベルティ

さて、事前準備編ということでもう一つ忘れてはいけない準備物がノベルティです。
タイトなスケジュールだったため、必要なものを最初に洗いだせておらず、クリエイティブ室の皆様にはかなり無理を言ってたくさんのものを作っていただきました。。

K-1 GPロゴ	表彰状

スライドマスタ	鏡割り用の樽デザイン

IDカードケース(全員配布)	スタッフTシャツ

タンブラー（スタンプラリー景品）	エコバッグ (スタンプラリー景品)

改めて見ても「どんなけ作らせるねん！？」とツッコミたくなるレベルですね。笑
これに加えて社内エンジニアには各自の名札を自動で作成できるツールを作成してもらいました。

🔻Slackアイコン・部署・名前・KTCロゴが全員分印字されます。

「こんなのあったらいいな」と軽く言ってみたらほんとにすぐに作ってくれました。

自社ながら、KTCメンバーの仕事の速さとクオリティの高さには毎度驚かされます。
本業がある中でもご協力いただいた方々にこの場をお借りして改めて深く感謝します 🙇‍♀️🙇‍♀️🙇‍♀️

運営してみた学び・次回開催に向けて

もう半年も経ちましたが、こうしてやったことを書き出してみると、よく準備したなぁ…笑

今回の記事執筆でこのキックオフ会をふり返ってみて、改めて「組織のビジョンや目標をわかりやすく全社に共有すること」「オフラインでチームビルディングを行うこと」の重要性を認識しました。
経営層から直接ビジョンや戦略が伝えられるだけで、その考えやダイレクションに基づいて同じ方向を向いて日々職務に従事することができます。また、この考えに共感できれば、社員のモチベーションアップにもつながります。これをオフラインで行うことにより、そのダイレクションは浸透しやすくなり、社員と経営層、さらには社員同士にも信頼関係が生まれ、疑問や不安の解消にも役立ちます。
特に弊社はKINTOサービススタートから5年経ち、会社としても次のステージに向かう最中。このタイミングでこういったイベントを行うことが、組織全体のエンゲージメント向上や、一体感の醸成に繋がるのだと実感しました✨

また別の記事などで実施結果もお伝えできると思いますが、参加者の声としても「仕事へのモチベーションが上がった」「他のチームが何をしているか、認識が強まった」「経営層の考えを知ることができた」など非常に好意的な反応が多く、実施した甲斐があったな、と思いました😄

こういったイベントはぜひ1年に一度は開催したく、次回開催に向けて運営の学びを活かし、至らない点は反省点としてさらなる改善を目指します💪

気づけば7000文字以上も書いてしまいましたが、それだけ思い入れのあったイベントだったということで。。
最後まで読んでいただきありがとうございます！KINTOテクノロジーズでは今後も社内外様々なイベントを計画中です！
社外向けイベントは弊社Connpassにて随時募集しますので、ご興味あればぜひご参加ください 😄

脚注

1. KURAND様はこのご縁もあり、後日弊社主催のイベント「ソースコードレビュー」まつりにご協賛いただきました。 ↩︎